Оказание услуги ответственного хранения товаров на складе, помимо подписания договора и разработки списка процедур, предполагает оформление 3-х основных актов:

• Приема товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
• Выдачи ТМЦ.
• Проделанных работ.

Также в процессе оказания услуги могут оформляться бумаги о расхождении по количеству и качеству товарных единиц и об обнаружении брака во время хранения.



Акт приема ТМЦ – назначение и порядок оформления

 

В соответствии с договорными отношениями в рамках ответственного хранения, складской оператор обязан принимать, хранить, обрабатывать и возвратить груз поклажедателю в полной сохранности. Акт передачи ТМЦ является документальным подтверждением факта передачи груза на временное хранение в соответствии с оговоренными условиями. Товар считается принятым только после его оформления и подписания обеими сторонами. Именно эта бумага предоставляет возможность владельцу имущества взыскать ущерб, в случае его порчи второй стороной.

Форма документа о приеме-передаче товара ранее была фиксированной – МХ-1. С января 2013 года она не обязательна к применению. Бумага может быть оформлена в 2-х вариантах:

• Отдельный документ по форме МХ-1 или в свободной форме. Такой вариант используется на всех складах A класса и многих складских площадях класса ниже.
• Заявка на прием товарно-материальных ценностей, которая приравнивается к акту приема-передачи, если соответствующий пункт прописан в договоре.

Второй вариант наиболее выгоден и удобен для обеих сторон, он используется складским оператором «Партнер». Это уменьшает документооборот, упрощает процесс приемки товара и ведения бухгалтерского учета.

Образец заявки на прием ТМЦ

 

Чтобы избежать возникновения претензий у сторон сделки, бумага должна содержать следующую информацию:

• Номер и дата договора ответхранения.
• Наименование товара, количество и ассортимент.
• Марки и количество машин, доставляющих товар, а также ФИО водителей.
• Вид загрузки продукции – укладка на паллеты или навалом.
• Наименование поклажедателя и хранителя, подписи обеих сторон. Со стороны поклажедателя подпись может быть поставлена представителем, например, водителем.
• Номер товарно-сопроводительной накладной.

В процессе передачи продукции складскому оператору, производится осмотр на предмет соответствия количества, ассортимента и качества с информацией, указанной в сопроводительных документах. При обнаружении несоответствия составляется документальное подтверждение о расхождении по количеству и качеству, которое подписывается обеими сторонами. Бракованная продукция в данном случае принимает на склад по нулевой стоимости. Однако такой практики придерживаются не все складские операторы.

 

Документальное оформление выдачи ТМЦ

 

Выдача имущества со склада осуществляется на основании заявки на возврат ТМЦ. Как правило, она должна отправляться за 1 день до планируемой загрузки машины. Акт выдачи товарно-материальных ценностей может быть приравнен к заявке, при наличии соответствующего пункта в договоре. Если такого пункта в договоре нет, он оформляется как отдельный документ в свободной форме. Бумага в обязательном порядке должна содержать следующую информацию:

• Дата и номер договора на ответственное хранение.
• Количество и марки автомобилей, забирающих продукцию со склада.
• Наименование и количество товара.
• Дата и время отгрузки.
• А также ряд других данных по усмотрению сторон.

Бумага подтверждает факт выдачи товарно-материальных ценностей со склада поклажедателю в соответствии с поданной заявкой. После того, как изделия покинули складскую площадь, ответственность за их сохранность снова ложится на владельца или перевозчика.

 

Акт проделанных работ

 

Данная бумага подтверждает факт оказания услуг складским оператором – хранение ТМЦ на складе и выполнение оговоренных операций. Она содержит подробную информацию по оказанным услугам, включая их окончательную стоимость. На ее основании поклажедателем производится оплата.

Документ оформляется в 2-х вариантах:

• На отдельном бланке в свободной форме. Если в договоре есть соответствующий пункт, заявка на прием-передачу ТМЦ приравнивается к акту. В случае с отдельным бланком, он подтверждает факт оказания услуги, а для подтверждения того, что услуга была оказана с НДС, оформляется счет-фактура.
• Универсальный передаточный документ (УПД). Это форма документального подтверждения, которая включает в себя документ, подтверждающий факт проделанных работ и счет-фактуру. Т. е. УПД подтверждает факт оказания услуги с налогом на добавленную стоимость.

Бланк может быть выставлен и подписан с помощью системы электронного документооборота, или на бумажном носителе. Во втором случае оформление может производиться либо при личной встрече, либо с помощью почтовых отправлений.

Главное неудобство при работе со складами класса A – отсутствие гибкости при оформлении акта проделанных работ. Оно заключается в том, что в данный документ может быть занесено только такое количество, наименование товаров и операций, которые указаны в списке процедур. Т. е. у клиента нет возможности быстро и без потери денег, изменить условия, которые согласованы при подписании договора. Для малого и среднего бизнеса работа на таких условиях крайне не выгодна. На складах класса B+ таких ограничений нет. Содержание документа в плане количества, наименования товаров и операций может быстро меняться в зависимости от потребностей клиента в данный момент.

Порядок документального оформления проделанных работ и оплаты услуг:

• выставление авансового счета с указанием полного перечня операций, которые будут выполнены в рамках ответхранения;
• оплата счета поклажедателем, выполнение всех прописанных работ хранителем;
• выставление УПД или акта проделанных работ и счет-фактуры.

Подписание документа владельцем имущества – один из важнейших этапов всей процедуры ответственного хранения. Подпись подтверждает, что клиент согласен с качеством и объемом выполненных работ. И на основании подписанной бумаги производится оплата. Отказ от ее подписания означает, что поклажедатель не согласен с качеством или объемом проделанной работы. В этом случае он может отказаться от оплаты, предоставив доказательную базу, подтверждающую невыполнение условий договора складским оператором.

 

Чтобы узнать, как грамотно оформить акт ответственного хранения, или другие бумаги при передаче груза складскому оператору, воспользуйтесь бесплатной юридической помощью юриста компании «Партнер». Просто оставьте заявку или позвоните по телефону, указанному на сайте, и наш юрист проконсультирует вас по всем нюансам документального сопровождения при оказании услуги. Также, при необходимости, вы получите подробный расчет стоимости оказания услуги, с учетом всех нюансов вашей ситуации.